ORGANIZAR EVENTO

4 CONSEJOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO ESPECTACULAR SIN ARRUINARTE EN EL INTENTO

¿Quieres montar el evento audiovisual más espectacular de la historia? ¿Cuentas con un presupuesto reducido? No te preocupes. Si realmente sabes cómo planificar ese evento no tendrás porqué renunciar a los mejores efectos lumínicos, sonoros o visuales.

La planificación de un evento audiovisual requiere de unos equipos materiales y profesionales bastante específicos que si no sabemos controlar correctamente pueden hacer disparar nuestro presupuesto inicial. Un evento espectacular requiere de iluminación, sonorización, grandes instalaciones de vídeo… además de otros materiales “no visibles” para los asistentes que se encontrarán en el backstage, como pueden ser las salas de descanso o incluso el grupo electrógeno.

 

EMPRESAS DE EVENTOS

¿Tienes miedo a que todos estos factores aumenten tu presupuesto en exceso? Te voy a dar un consejo, que este miedo no te haga contratar a profesionales sin experiencia o equipos de mala calidad, porque te aseguro que eso se acaba pagando. Existen ciertas formas para reducir el coste de tu evento sin tener que prescindir de las mejores empresas de eventos audiovisuales. Los analizamos a continuación.

“Contar con un presupuesto limitado, si se sabe planificar y gestionar el evento correctamente, no tiene porqué ser sinónimo de trabajar con equipos materiales y profesionales de baja calidad”

 

 

Selección del lugar de celebración

Uno de los puntos en los que podemos ahorrarnos una cantidad de dinero considerable a la hora de organizar un evento audiovisual será el emplazamiento que escojamos. ¿Se trata de un espacio preparado para un evento de dichas características? Eso querrá decir que contaremos con un espacio para el backstage, con suficiente corriente eléctrica, estructuras ya plantadas para luces y toda la infraestructura necesaria que reducirá nuestro trabajo considerablemente. Si no se da el caso, deberás asumir los costes adicionales de un generador y un despliegue de infraestructuras (y por lo tanto un desembolso económico) mucho mayor para alcanzar tus objetivos.

Aquí nos encontraremos un dilema común entre los planificadores de eventos ¿Mejor alquilar un espacio habilitado de alto coste o un espacio exterior más económico pero sin ninguna infraestructura? Dependerá en gran parte del ambiente y efecto que estés buscando para tu evento.

Prevenir posibles imprevistos

Otro punto a tener en cuenta es el de planificar cada detalle al milímetro. Si conocemos todas las necesidades que pueden surgir a nuestros conferenciantes o equipo técnico y tenemos un plan para solucionarlas rápidamente, ahorraremos dinero. ¿Por qué? Sencillamente porque cuando necesitas algo de forma urgente siempre acabas pagando más que si lo hubieses tenido contemplado y planeado.

Calcular el tiempo de montaje y desmontaje

Debemos contar con el tiempo de montaje y desmontaje de toda la instalación, reservando el espacio durante un día antes y después si las características del evento así lo precisaran. En caso contrario, los técnicos no contarán con el tiempo suficiente para hacer su trabajo y acabarás pagando de más por horas extras.

Trabajar con un proveedor de confianza

Un proveedor de servicios audiovisuales de confianza siempre podrá ayudarte a optimizar tus recursos al máximo de forma que consigas el evento más espectacular posible con los recursos que dispongas. Por ello, muchos recomiendan trabajar con el tipo de proveedor que pueda ofrecerte una atención personalizada, que te permita explicarle las necesidades específicas de tu empresa de forma que te ofrezca un servicio a medida. Además, aprovechando los precios especiales por paquetes de contratación también conseguirás economizar el presupuesto de tu evento.

Como ves, más vale ahorrar dinero en la planificación de un evento para no tener que privarte de los mejores profesionales ni del equipamiento más puntero. Así conseguirás un evento audiovisual que dejará a los asistentes boquiabiertos ¿Estás de acuerdo con estos consejos? ¿Conoces algún otro truco para conseguir un gran evento a precio low cost?

 

Markos Goikolea Unzalu
Licenciado en Comunicación Audiovisual y redactor en GO2Jump.

“Me gusta contar historias a base de palabras e imágenes” 

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