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ORGANIZAR EVENTO

4 CONSEJOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO ESPECTACULAR SIN ARRUINARTE EN EL INTENTO

¿Quieres montar el evento audiovisual más espectacular de la historia? ¿Cuentas con un presupuesto reducido? No te preocupes. Si realmente sabes cómo planificar ese evento no tendrás porqué renunciar a los mejores efectos lumínicos, sonoros o visuales.

La planificación de un evento audiovisual requiere de unos equipos materiales y profesionales bastante específicos que si no sabemos controlar correctamente pueden hacer disparar nuestro presupuesto inicial. Un evento espectacular requiere de iluminación, sonorización, grandes instalaciones de vídeo… además de otros materiales “no visibles” para los asistentes que se encontrarán en el backstage, como pueden ser las salas de descanso o incluso el grupo electrógeno.

 

EMPRESAS DE EVENTOS

¿Tienes miedo a que todos estos factores aumenten tu presupuesto en exceso? Te voy a dar un consejo, que este miedo no te haga contratar a profesionales sin experiencia o equipos de mala calidad, porque te aseguro que eso se acaba pagando. Existen ciertas formas para reducir el coste de tu evento sin tener que prescindir de las mejores empresas de eventos audiovisuales. Los analizamos a continuación.

“Contar con un presupuesto limitado, si se sabe planificar y gestionar el evento correctamente, no tiene porqué ser sinónimo de trabajar con equipos materiales y profesionales de baja calidad”

 

 

Selección del lugar de celebración

Uno de los puntos en los que podemos ahorrarnos una cantidad de dinero considerable a la hora de organizar un evento audiovisual será el emplazamiento que escojamos. ¿Se trata de un espacio preparado para un evento de dichas características? Eso querrá decir que contaremos con un espacio para el backstage, con suficiente corriente eléctrica, estructuras ya plantadas para luces y toda la infraestructura necesaria que reducirá nuestro trabajo considerablemente. Si no se da el caso, deberás asumir los costes adicionales de un generador y un despliegue de infraestructuras (y por lo tanto un desembolso económico) mucho mayor para alcanzar tus objetivos.

Aquí nos encontraremos un dilema común entre los planificadores de eventos ¿Mejor alquilar un espacio habilitado de alto coste o un espacio exterior más económico pero sin ninguna infraestructura? Dependerá en gran parte del ambiente y efecto que estés buscando para tu evento.

Prevenir posibles imprevistos

Otro punto a tener en cuenta es el de planificar cada detalle al milímetro. Si conocemos todas las necesidades que pueden surgir a nuestros conferenciantes o equipo técnico y tenemos un plan para solucionarlas rápidamente, ahorraremos dinero. ¿Por qué? Sencillamente porque cuando necesitas algo de forma urgente siempre acabas pagando más que si lo hubieses tenido contemplado y planeado.

Calcular el tiempo de montaje y desmontaje

Debemos contar con el tiempo de montaje y desmontaje de toda la instalación, reservando el espacio durante un día antes y después si las características del evento así lo precisaran. En caso contrario, los técnicos no contarán con el tiempo suficiente para hacer su trabajo y acabarás pagando de más por horas extras.

Trabajar con un proveedor de confianza

Un proveedor de servicios audiovisuales de confianza siempre podrá ayudarte a optimizar tus recursos al máximo de forma que consigas el evento más espectacular posible con los recursos que dispongas. Por ello, muchos recomiendan trabajar con el tipo de proveedor que pueda ofrecerte una atención personalizada, que te permita explicarle las necesidades específicas de tu empresa de forma que te ofrezca un servicio a medida. Además, aprovechando los precios especiales por paquetes de contratación también conseguirás economizar el presupuesto de tu evento.

Como ves, más vale ahorrar dinero en la planificación de un evento para no tener que privarte de los mejores profesionales ni del equipamiento más puntero. Así conseguirás un evento audiovisual que dejará a los asistentes boquiabiertos ¿Estás de acuerdo con estos consejos? ¿Conoces algún otro truco para conseguir un gran evento a precio low cost?

 

Markos Goikolea Unzalu
Licenciado en Comunicación Audiovisual y redactor en GO2Jump.

“Me gusta contar historias a base de palabras e imágenes” 

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¿COMPLICACIONES EN TU EVENTO?

EMPRESAS DE EVENTOS

Un evento, sea el que sea, tiene bastantes tareas que hacer. Primero tienes que buscar un lugar donde celebrarlo, dotarlo con aquello que le hace falta que dependerá del objetivo del mismo, es decir, si es un curso, un cumpleaños, una despedida de soltera, una boda, un bautizo, etc. Después tienes que preparar si se va a dar comida, bebida, los invitados, los asientos… En definitiva, un montón de cosas que, a lo mejor, no estás preparada para ello. ¿Qué haces entonces? Pues confiar en una empresa de eventos.

Las empresas de eventos hoy en día se pueden encargar fácilmente de cualquier evento que quieras hacer, ya sea un evento extraño, o uno normal. Ellos pueden gestionar con multitud de empresas para que no tengas que preocuparte por nada y veas los resultados ese día llevándote el mérito pues habrás sido tú quien los ha contratado. Así que ya sabes, ahora solo te queda pensar bien qué empresas de eventos mirar.

A la hora de contratarla, procura preguntar lo que harían en un evento, para así sabes si va a ser o no algo creativo o bien son más tradicionales. Conocer la forma de trabajar es otro de los aspectos más importantes que debes pensar pues te dirá si son buenos gestionando el tiempo, sobre todo si el evento ha de celebrarse en un corto espacio de tiempo.

El precio es uno de los aspectos a tener en cuenta si andas corto de presupuesto pero, sobre todo, ten en cuenta la satisfacción que puedes tener a la hora de organizar un evento sin que tengas que preocuparte por nada.

Si tienes problemas, en Eventosmania puedes confiar en algunos profesionales para organización de eventos. Solo tienes que echarles un vistazo y elegir el que más te convenga, después es cosa de que lo pruebes.

http://www.eventosmania.com/subcategoria/agencias-de-eventos.html

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4 CONSEJOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO

CONSEJOS PRACTICOS PARA TUS EVENTOS

Cuando tienes que hacer una organización de eventos sabes que, una de las mayores complicaciones que vas a tener, es organizarlo entero, ya que siempre hay cosas que salen mal, que se nos olvidan o, simplemente, que no nos damos cuenta hasta el último momento y ya es demasiado tarde.

También tienes el problema de que, una sola persona, cuando hay muchos invitados o mucho que organizar, puede no ser suficiente, no solo para montarla sino también para hacerlo con originalidad. Entre buscar el lugar idóneo, que todo esté bien colocado, el restaurante o la comida que se sirva, etc. puede hacer que sea agotador y al final te ves queriendo librarte de eso.

Por eso, algo que puedes hacer es contratar un organizador de eventos que se ocupe de todos esos detalles y tú solo tengas que supervisar y, a lo sumo, ver si te gusta o no pero, sobre todo, acudir al evento y disfrutar del mismo (cosa que, cuando eres tú quien lo organiza, cuando llegas solo quieres que pase para relajarte por miedo a que haya algo que salga mal).

La organización de eventos no es algo erróneo, al contrario, tienes muchos beneficios como el hecho de despreocuparte de los mayores problemas y solo pensar en lo que tienes que pensar, lo que te vas a poner o lo que vas a divertirte en ese lugar.

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Elegir un buen organizador de eventos no es difícil y a veces con los ejemplos que te pueden dar o las ideas que se les ocurran será más que suficiente para hacerlo, pero si no, siempre tienes comentarios en las redes o bien de amigos o familiares que hayan confiado. Lo importante es lo siguiente:

  • Que se organicen nada más llegues y te digan lo que piensan del evento.

  • Que tengan ideas novedosas, originales y, sobre todo, que te gusten a ti o vayan en tu línea.

  • Que el precio no sea excesivo, un punto crítico en este caso.

  • Que puedas contar con ellos y que ellos te tengan informada de todo para que no vaya a salir mal algo.

http://www.eventosmania.com/categoria/agencias-de-organizacion.html